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カードの控えはいつまで保管すればよい?紛失したときは再発行できる?

コーヒーとノート

クレジットカードを利用すると渡されるカード利用控えありますよね。

皆さんこの控えはいつまで保管していますか?そして無くしてしまったときはどうしていますか?

今回はクレジットカードを利用した際に渡されるカード控えをいつまで保管すれば良いのか、そして紛失した場合の対象方法について調べたので見ていきましょう。

通常は利用明細と照合が終われば破棄してOK!

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利用控えの破棄タイミング、迷いますよね。

まずは、一般的にはどのタイミングで破棄していいかをみていきましょう。

1,明細とカード控えが一致したら

クレジットカードの利用控えは、カード会社から送付されてくる利用明細と照合し、一致すれば破棄しても問題ありません。

そもそもカード控えは、「その場で使ったことを証明するもの」ですので、カード会社より送られてくる明細と相違がなければ意味をなさなくなります。

2,明細とカード控えが違う場合

明細に記載されている日付や店舗、利用金額とカード控えが異なる場合、カード会社より提出を求められる場合があります。

トラブルが起きたときは、解決するまで必ず明細が届くまでは保管しておくようにしておきましょう。

注意
また、明細書に記載されている加盟店とカード控えに記載されている加盟店が異なる場合があります。
身に覚えのない請求があるとカード会社に伝える前に、カード控えを見て確認することにも役立つでしょう。

破棄する場合の注意点

カードとレシート

カードの利用控えを破棄する場合は必ずハサミもしくはシュレッダーで破棄するようにしましょう。

なぜなら、「カード番号(下3桁)」「カード会社」「名義人」が記載されていることがあるからです。

最近では名義人やカード番号は記載しないようにしているのですが、加盟店に設置されている端末が古い場合は印字されてしまう恐れがあります。

第三者に拾われて悪用されることを防ぐために、ハサミまたはシュレッダーでの破棄を行うようにしてください。

個人事業主の場合は保管期間が決められている

PC

1,白色申告の場合は5年間

白色申告の場合の保存期間は5年間です。

この場合、カード会社から送付される利用明細書と加盟店より渡されるカード利用控えを合わせて保管しておくことが望ましいとされています。

注意
2014年までは白色申告の場合、事業所得が300万円以下であれば保存義務はありませんでしたが、現在では5年間は法律によって保存しなければならないことになっています。

2,青色申告の場合は7年間

青色申告の場合も白色申告の場合と同様で、カード会社から送付される利用明細書と加盟店より渡される利用控えを一緒に保管しておく必要があります。

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保管方法は規定されていませんが、原則、紙での保管が求められています。

近年ではエコのために利用明細書が紙で送付されず、インターネット上で公開されるようになっていますが、税務署は電子データでの保管を認めていません。

ですので、必ず紙に印刷をして保存しなければなりません。
※た事前に税務署長の承認を得ている場合は電子データでの保存が可能な場合があります。

気になる場合は、最寄りの税務署に確認してみましょう。

個人事業主の方が控えを破棄する場合

保存期間経過後にカードの利用控えを破棄する場合は、ハサミもしくはシュレッダーで処分するようにしましょう。

誤って破棄しないようにするために、別々のファイルに入れておくなどの対策が必要になります。

法人カードの利用控えはどうすればいい?

働く人

保存期間は7年間!

法人に対して発行されるクレジットカード(通称:法人カード)を使って決済をした場合、手渡されるカードの控えは厳密にいってしまえば領収書に値します。

領収書は法人税法に基づく「帳簿書類」に属しますので、法人税申告期限日から7年間の保存義務が課せられます。

万が一、保存期間内に破棄してしまうと、帳簿の照合ができないなどで無申告加算税などの罰金が科せられてしまう場合がありますので注意しましょう。

保存方法は?

こちらも個人事業主の方法と同じで、原則、紙での保存が求められています

ただし、最後の2年間においてはマイクロフィルムでの保存が可能だったり、事前に承認を得られていればデータでの保存が認められたりするケースがあります。

保存方法は、近くの税務署に確認するといいでしょう。

カードの利用控えを無くしてしまった!再発行は?

カード複数枚

クレジットカードを使った際に手渡されるカード控えを誤って紛失してしまった場合、再発行は出来ません。

既述の通り、カードの利用控えにはさまざまな情報が印字されています。

もし、お店で勝手に再発行ができてしまえば、悪意を持った人が再発行を行い、不正に利用してしまうことにつながりかねません。

そのため、カードの利用控えを再発行することはできないのです。

まとめ

クレジットカードを利用した際に出るカードの利用控えは、明細書の照合が終われば破棄しても問題ありません。

しかし、個人事業主の方や法人の方は法律によって保存期間が指定されていますので、税務署の指示に従うようにしてください。

なお破棄する場合は、個人情報がかなり多く記載されていますので丸めて捨てるのではなく、シュレッダーなどで復元できない状態にしてから破棄することが望ましいでしょう。

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